Como trabalhamos: Vaulty + Time Tracker em uma operação com vários clientes

Na AT Vault, ajudamos empresas a organizar suas operações. Para fazer isso internamente, criamos o Vaulty — nossa plataforma para gerenciar o trabalho com clientes — e, dentro dela, um Time Tracker desenvolvido para equipes de consultoria que trabalham com vários clientes ao mesmo tempo. É assim que organizamos o dia a dia: o que está sendo feito para cada cliente, quem tem disponibilidade e quantas horas já foram dedicadas a cada projeto.

O desafio de uma operação com vários clientes

Uma equipe que atende vários clientes em paralelo sempre se depara com as mesmas perguntas: em que cada pessoa está trabalhando hoje? Quem tem horas disponíveis nesta semana? Quantas horas já dedicamos a este cliente e como vamos faturá-las? Quando as respostas estão espalhadas por planilhas e dependem do conhecimento de diferentes pessoas, perde-se tempo e visibilidade.

Uma única plataforma para toda a operação

No Vaulty, gerenciamos as empresas clientes e seus contratos de serviço. Sobre essa mesma base, o Time Tracker adiciona a camada de execução: quadro de tarefas, alocação da equipe, perfis com competências e apontamento de horas por cliente. Tudo conectado — o “projeto” de uma tarefa corresponde diretamente ao contrato de serviço do cliente.

O quadro: todo o trabalho em um só lugar

Um kanban com as tarefas de todos os clientes, organizadas por status (backlog, em andamento, em revisão, em avaliação pelo cliente, concluído). Cada cartão mostra o cliente, o tipo de trabalho e o responsável, com filtros por cliente, épico, sprint ou história.

Quadro Kanban: as tarefas de todos os clientes organizadas por status

Alocação da equipe: quem pode assumir mais trabalho

A visão de alocação mostra, semana a semana, as horas de cada pessoa em relação à sua capacidade. Em um relance, é possível ver quem está no limite e quem ainda tem disponibilidade — a base para distribuir bem o trabalho.

Alocação da equipe: horas registradas vs. capacidade

Perfis e competências: alocação baseada na capacidade real

Cada pessoa tem seu próprio perfil: função, capacidade semanal, horário e competências por nível (Sales Cloud, Apex, integrações, análise funcional, design...). Assim, montamos a equipe de cada cliente de acordo com o que cada profissional realmente sabe fazer.

Perfis da equipe com competências por nível

Apontamento de horas por cliente, pronto para faturar

No fechamento do mês, o relatório de horas apresenta um resumo por responsável e detalha cada registro por cliente. Ele pode ser exportado em PDF para ser anexado à fatura ou compartilhado com o cliente — sem precisar refazer nada manualmente.

Relatório mensal de horas por cliente, exportável em PDF

Primeiro, criamos para nós mesmos.

Nada disso é teoria: esta é a ferramenta que usamos todos os dias para organizar nossa própria operação. Nós a oferecemos porque primeiro testamos tudo internamente.