Integración Salesforce y NetSuite: cómo logramos una sincronización completa y segura entre CRM y ERP (Caso de estudio)
Integrar Salesforce con NetSuite no es solo un reto técnico: es una oportunidad para que ventas, finanzas y operaciones hablen el mismo idioma. En este caso de estudio te contamos cómo el equipo de AT Vault desarrolló una integración bidireccional, segura y escalable, que sincroniza CRM y ERP en tiempo real y elimina tareas manuales. La integración permitió que ventas y finanzas trabajen con la misma información en tiempo real, eliminando errores y acelerando el ciclo comercial. Este tipo de automatización hoy marca la diferencia entre una empresa eficiente y una que reacciona tarde.
El desafío: conectar dos ecosistemas empresariales sin perder trazabilidad
En organizaciones donde los datos se actualizan constantemente, lograr que CRM y ERP trabajen sincronizados es crítico. Salesforce y NetSuite lideran en sus categorías, pero integrarlos de forma segura y con trazabilidad total requiere estrategia, arquitectura y experiencia.
AT Vault fue convocado para unificar la gestión de clientes, cotizaciones, pedidos y facturación entre ambos sistemas, eliminando tareas manuales y garantizando consistencia de datos en tiempo real.
El objetivo: una integración bidireccional, segura y escalable. Diseñamos e implementamos una integración completa entre Salesforce y NetSuite, utilizando tecnologías nativas y estándares abiertos para lograr una comunicación confiable y trazable entre ambos sistemas.
La solución se estructuró sobre dos canales principales:
- Outbound (Salesforce → NetSuite): integración vía SOAP SuiteTalk 2022.2 con Token Based Authentication (TBA), para enviar registros clave desde Salesforce hacia NetSuite.
- Inbound (NetSuite → Salesforce): endpoints Apex REST JSON que reciben información desde NetSuite, la deserializan y actualizan los objetos de Salesforce mediante upserts automáticos.
El resultado: una sincronización fluida, segura y modular, preparada para escalar a medida que el negocio crece.
Arquitectura técnica: simple, modular y preparada para escalar
Arquitectura de la integración
La arquitectura que diseñamos se basó en cuatro capas:
- Activación: triggers Apex que detectan cambios y disparan flujos outbound.
- Orquestación: handlers especializados que estructuran datos y lógica.
- Transporte: helper HLP_NetSuiteCallout con firma TBA y gestión HTTPS.
- Persistencia: correlación entre registros Salesforce ↔ NetSuite mediante IDs externos.
Este modelo modular permite extender fácilmente la integración a nuevos objetos o procesos sin impactar el núcleo de la solución.
Flujos principales de integración
La integración cubre el ciclo completo de relación entre cliente, venta y facturación:
Salesforce → Netsuite
- Account → Customer: Cada alta / modificación en Salesforce crea / actualiza un Customer en NetSuite mediante una solicitud SOAP firmada con TBA. El identificador internalId devuelto por NetSuite se guarda en Salesforce para mantener sincronización futura.
- Contact → Contact: Los contactos asociados a las cuentas se replican y actualizan de manera automática, garantizando la coherencia entre CRM y ERP.
- Quote → SalesOrder: Cuando una cotización pasa a estado Accepted, Salesforce genera un SalesOrder en NetSuite con todos los ítems y valores correspondientes, ejecutado asincrónicamente con @future(callout=true).
Netsuite → Salesforce
- SalesOrder → Order / OrderItem: Los pedidos creados en NetSuite se envían a Salesforce a través de Apex REST, generando Orders y OrderItems, vinculados automáticamente a las Quotes originales.
- Invoice → Invoice: Las facturas emitidas en NetSuite se integran en Salesforce dentro del objeto personalizado Inovicec, incluyendo importes, moneda y relación con el pedido asociado.
- Item → Product2 + PricebookEntry: Los productos de NetSuite se sincronizan con Salesforce, creando o actualizando automáticamente sus versiones en Product2 y en la Standard Pricebook.
Esquema de integración CRM - ERP
Inteligencia técnica: asincronía, idempotencia y consistencia
La arquitectura que implementamos garantiza consistencia y resiliencia ante fallas mediante un enfoque basado en:
- Procesos asincrónicos, que optimizan rendimiento y evitan bloqueos en transacciones complejas.
- Claves técnicas de correlación (como ID_NetSuite__c o NTS_fld_internalIdNTS__c) para asegurar idempotencia, evitando duplicaciones.
- Sincronización de catálogos que actualiza productos, precios y relaciones entre objetos estándar y personalizados de forma automática.
Seguridad y autenticación de nivel empresarialLa seguridad de la integración fue uno de los pilares fundamentales del proyecto:
- TBA (Salesforce → NetSuite): firmas HMAC-SHA256 con HTTPS.
- OAuth 2.0 (NetSuite → Salesforce): usuario de integración con permisos controlados.
Gracias a esta configuración, la comunicación entre sistemas cumple con los más altos estándares de seguridad corporativa.
Resultados y beneficios
La implementación logró una automatización completa del flujo comercial y contable, generando resultados tangibles:
| Resultado | Impacto |
| ⏱ Reducción de tiempos operativos y errores humanos | -60 % en tareas manuales |
| 🔁 Sincronización en tiempo real | CRM + ERP siempre alineados |
| 👁 Visión 360° del cliente | Datos unificados para todas las áreas |
| ⚙️ Escalabilidad técnica | Arquitectura lista para crecer |
El proyecto permitió reducir tiempos administrativos en un 60 %, eliminar duplicaciones de registros y brindar trazabilidad completa desde la oportunidad hasta la factura. Esto impactó directamente en la productividad del equipo comercial y financiero.
Conclusión
Integrar Salesforce y NetSuite no solo es posible: es estratégico. Con una arquitectura bien diseñada, se puede escalar sin perder control ni seguridad.
En AT Vault ayudamos a empresas a conectar sus ecosistemas de negocio con integraciones seguras, modulares y trazables.
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